如何理帳
會計及會計報告
公司理帳是一項循環工作。每一個會計循環期間，所執行的程序，一共有六個步驟:
1. 分錄 2. 過帳
3. 試算 4. 調整
5. 結帳 6. 編表
以下是有關每個步驟的運作方法。只要學懂運用，就可以自行處理帳目。
分錄
會計程序的第一步，亦是初級簿記的基礎。
憑證記帳:
於日記簿上每張記帳紙(樣本請參看下面右圖)記錄每項交易的細節，還須記錄顧客、供應商或支付費用公司的名稱及有關業務。
憑證分錄:
依據借貸法則，將每項交易區分借貸科目及金額，然後記入日記簿，並於每張記帳紙附上單據以作證明。
一般借貸科目有以下類別:
| 把每宗交易分配至以下特定的借貸科目 | ||
資金 東主注資 提款 銀行往來 儲蓄 購買資產 負債 | 購貨 期初存貨 期末存貨 應付帳 存貨 銷售收入 應收帳 服務收入 | 營運費用
應付未付 預支費用 等等..... |
| 入帳日期: | ||
| 摘要: | ||
| 金額: | ||
| (借方)DR. 帳戶: | ||
| (貸方)CR. 帳戶: | ||
| 日常業務的入帳例子如下： | ||
| 入帳事件 | 借方入帳Dr | 貸方入帳Cr |
| 東主注資 | 銀行儲蓄 | 資金 |
| 東主提款 | 東主往來 | 銀行儲蓄 |
| 支票購貨 | 購貨 | 銀行往來 |
| 現金購貨 | 購貨 | 東主往來 |
| 支票銷貨 | 銀行往來 | 銷貨收入 |
| 現金銷貨 | 東主往來 | 銷貨收入 |
| 現金存入銀行 | 銀行儲蓄 | 東主往來 |
| 支票支薪 | 薪金開支 | 銀行往來 |
| 支票交租 | 租金開支 | 銀行往來 |
現金購買雜項 | 其他開支 | 東主往來 |
| 購買傢俱 | 購買資產 | 銀行往來 |
過帳
把交易事項由日記簿轉記到分類帳(又稱為終結帳簿)的工作，稱之為過帳。分類帳之功用是方便查閱各帳戶的餘額，它也是編表之依據。
此步需要根據日記簿記載之分錄，將各會計科目金額，按原借貸方向轉記分類帳各該帳戶之借方或貸方。
試算
驗算借貸方是否平衡的一步，就是試著算一算交易經過了過帳後，是否仍然保持會計方程式的平衡。其功用是檢查各科目金額是否有錯誤，所有交易項目一目了然， 對當前的財務狀況與和經營成結果，有初步的了解。它亦是提供編表的資料。
試算是指將分類帳餘額編於試算表上的工作。其範本可參看以下圖樣:
大文公司 31/03/2019 試算表 | ||
| 會計科目 | 借方DR | 貸方CR |
| 傢俱 | 30,000 | |
| 銀行儲蓄 | 20,000 | |
| 銀行往來 | 11,000 | |
| 東主往來 | 50,000 | |
| 應收帳 | 50,000 | |
| 應付帳 | 30,000 | |
| 應付未付 | 90,000 | |
| 資金 | 200,000 | |
| 銷貨 | 470,000 | |
| 購貨 | 350,000 | |
| 水電費 | 2,000 | |
| 租金 | 150,000 | |
| 人工 | 120,000 | |
| 交通 | 5,000 | |
| 文具 | 2,000 | |
| ____________ | ____________ | |
| 總計 | 790,000 | 790,000 |
| ========= | ========= | |
調整
此步是在期末時將帳上金額作出適當的修正，以符合會計基礎下應有的期末金額。調整是需要符合會計原則，分段計算該期間適正的損益，它會使帳戶餘額與實際情況相符。
調整的種類有以下三大項:
1.應計項目
應計項目包括以下應收帳和應付帳：
- 應收帳：為該期間已經賺得，但仍未收到的帳目。
- 應付帳：為該期間已經發生，但仍未支付的帳目。
2.預計項目
應計項目包括以下3種:
- 預付費用：為事先支付現金，但貨款或勞務是隨往後時間而慢慢獲得的。
- 預收收入：為事先收到現金，但貨款或勞務是隨往後時間而慢慢提供的。
- 用品盤存：類似預付費用，例如事先購入並取得文具用品，但是並非一次消耗完畢，因此期末要盤點，並加以調整。
3.估計項目
最常見的有以下兩類:
- 折舊:最基本的是直線法，就是將固定資產的可折舊成本平均分攤至該段期間。
- 壞帳:壞帳最終收不到的應收帳款，為企業的營業費用。
結帳
結帳就是在該期間結束後，將虛帳戶的餘額歸零，即結清之意，另將實帳戶的金額結存轉下期延續使用。虛帳戶在會計上是稱為收益與費損類的科目，屬於臨時性帳戶，至於實帳戶在會計上是稱為資產、負債與業主權益的帳戶，不必歸零而是一直累積下去，故是屬於永久性帳戶。
編表
是會計方面的財務報表之一。主要計算及顯示公司的盈利狀況。合夥經營公司和一般有限公司損益帳中會在計算公司淨盈利後加入分配帳，以顯示公司如何分發盈利。損益帳是以應收應付的形式入帳，甚少以實收實付形式入帳。簡單而言，從試算表上把屬於收入和支出科目的餘額放在損益帳上便完成，將收入和支出的總和相減後就可計算純利或虧損。
另一份在購銷行業裡比較複雜的購銷損益帳，需從銷售收入和銷貨成本數目計算毛利，然後減去營運費用才得出純利。
購銷損益帳製作後的範本請參看以下圖樣:
明大公司 - 損益帳 01/04/2018-31/03/2019 | ||
| 會計科目 | $ | $ |
| 銷售收入 | 1,000,000 | |
| 減: 銷貨成本 | ||
| 期初存貨 | 50,000 | |
| 加:購貨 | 550,000 | |
| | -------------- | |
| 600,000 | ||
| 減: 期末存貨 | (100,000) | |
| (500,000) | ||
| -------------- | -------------- | |
| 毛利 | 500,000 | |
減: 營運費用 | ||
| 員工支薪 | 150,000 | |
| 管理費 | 8,000 | |
| 租金 | 90,000 | |
| 差餉 | 4,000 | |
| 運費 | 1,500 | |
| 維修 | 1,200 | |
| 電腦軟件 | 200 | |
| 水費 | 100 | |
| 電費 | 5,000 | |
| 郵費 | 200 | |
| 文具 | 150 | |
| 折舊 | 10,000 | |
| 壞帳 | 7,000 | |
| (277,350) | ||
| -------------- | -------------- | |
| 純利 | 222,650 | |
| ======= | ||
(2)資產負債表
- 資產項科目
按流動性(資產轉變為現金所需的時間)的高低排序
- 負債項科目
按到期時間（或清償時間）長短排序，愈早者排序愈前
- 股東權益項科目
- 按股東投入項目分類
- 歷年損益的保留盈餘項目
成文公司 資產負債表 31/03/2019 | ||
| $ | $ | |
| 固定資產 | ||
| 貨車 | 650,000 | |
| 減:累計折舊 | (260,000) | 390,000 |
| -------------- | ||
| 流動資產 | ||
| 存貨 | 95,000 | |
| 銀行 | 280,000 | |
| 現金 | 80,000 | 455,000 |
| -------------- | -------------- | |
| 845,000 | ||
| | ====== | |
| 資本 31/03/2018 | 600,000 | |
| 加: 本年度純利 | 67,000 | |
| -------------- | ||
| 667,000 | ||
| 減: 東主提款 | (209,500) | |
| -------------- | ||
| 457,500 | ||
| 短期負債 | ||
| 應付帳款 | 100,500 | |
| 應付利息 | 27,000 | 127,500 |
| -------------- | ||
| 長期負債 | ||
| 長期借款 | 260,000 | |
| -------------- | ||
| 845,000 | ||
| ======= | ||